La ley te obliga a conservar tu documentación fiscal cinco años. No tiene por qué ocupar metros de oficina que estás pagando a precio de oficina.
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación obliga a conservar la contabilidad cinco años, y hay documentación —actas constitutivas, escrituras, expedientes laborales— que se conserva mucho más. Ese archivo crece cada año y ocupa un espacio que no genera nada.
Haz la cuenta: si rentas oficina en Monterrey a $250 o $400 por m² al mes, tener seis metros cuadrados de archiveros te está costando entre $1,500 y $2,400 mensuales en espacio de oficina. Los mismos seis metros en bodega cuestan $2,100, pero liberan seis metros de oficina donde cabe gente que sí produce.
Para despachos contables, consultorios y constructoras el ahorro es todavía más claro, porque el volumen de archivo es mayor y crece cada ejercicio.
Recogemos las cajas en tu oficina y las registramos caja por caja en tu inventario en línea, con la identificación que tú uses: año fiscal, cliente, tipo de expediente. Cuando necesitas un documento, lo localizas desde tu celular y coordinamos la entrega solo de esa caja, sin mover el resto.
Pagas solo por los metros cuadrados que ocupan tus cosas, desde $350 por m² al mes.
| Volumen de archivo | Espacio | Renta mensual |
|---|---|---|
| 10 – 15 cajas de archivo | 2 m² | $700 |
| 25 – 35 cajas | 3 – 4 m² | $1,050 – $1,400 |
| 50 cajas o 4 archiveros | 5 – 6 m² | $1,750 – $2,100 |
| Despacho contable mediano | 8 – 12 m² | $2,800 – $4,200 |
| Archivo + mobiliario de oficina | 10 – 15 m² | $3,500 – $5,250 |
La humedad y las plagas son lo que destruye el papel. Espacio cerrado con control de plagas.
Cada caja registrada con tu propia nomenclatura: año, cliente o tipo de expediente.
Necesitas un expediente de 2021: pides esa caja, no las cincuenta.
Emitimos factura para que el almacenamiento sea un gasto deducible.
El archivo se guarda en instalación cerrada con acceso controlado y vigilancia 24/7. No abrimos ni revisamos el contenido de las cajas: nuestro registro es a nivel caja, con la etiqueta que tú defines. Si manejas datos personales sensibles, coméntanoslo al cotizar para revisar juntos el manejo.
Documentación es de lo más sencillo de guardar, pero aplican las mismas reglas generales: nada de efectivo, valores negociables, títulos al portador ni objetos de valor extremo dentro de las cajas. La lista completa está en artículos permitidos y prohibidos.
El Código Fiscal de la Federación establece cinco años como regla general, contados a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración. Documentos como actas constitutivas y escrituras se conservan de forma permanente. Confirma tu caso específico con tu contador.
Sí. Localizas la caja en tu inventario en línea con la etiqueta que tú definiste, nos escribes y coordinamos la entrega solo de esa caja.
Sí. Es un espacio cerrado, bajo techo, sobre piso nivelado y con control de plagas. Para archivo de más de un año recomendamos caja de plástico con tapa en lugar de cartón.
No. Nuestro registro es a nivel caja, con la etiqueta que tú nos das. No abrimos ni inventariamos documento por documento.
Sí, emitimos factura para que el almacenamiento sea un gasto deducible para tu despacho o empresa.
Mándanos fotos por WhatsApp. Te decimos los metros exactos y el precio el mismo día, sin compromiso.
